Tom Tailor stellt HR-Aktenverwaltung auf digitales System um
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Die Hamburger Mode- und Lifestylemarke Tom Tailor hat ihre Personalakten digitalisiert und dafür die Digitale Personalakte des Softwareanbieters aconso eingeführt, wie aus einer Pressemitteilung hervorgeht. Die Lösung ist an das bereits genutzte HR-System Workday angebunden.
Tom Tailor beschäftigt weltweit rund 3.300 Mitarbeitende und ist in mehr als 40 Ländern vertreten; die zentrale Personalabteilung betreut etwa 1.200 Beschäftigte aus drei Gesellschaften in Deutschland. Die bislang rein papierbasierten Akten erschwerten nach Angaben des Unternehmens vor allem im Homeoffice den standortunabhängigen Zugriff und verursachten laufenden Verwaltungsaufwand, etwa durch das manuelle Einsortieren von Dokumenten und die Überwachung von Löschfristen.
Im Zuge des Projekts digitalisierte aconso rund 1.200 Personalakten mit durchschnittlich je 100 Dokumenten. Die neue Lösung bündelt die Unterlagen zentral, ermöglicht eine Volltextsuche und hinterlegt automatisierte Löschfristen; die Stammdaten werden aus Workday übernommen, sodass Akten nicht mehr manuell angelegt werden müssen. Beschäftigte können freigegebene Unterlagen inzwischen zudem selbst abrufen.
„Für uns war entscheidend, jederzeit und standortunabhängig auf die Personalakten zugreifen zu können“, sagt Melanie Boland, Manager People Operations bei Tom Tailor.
Als nächste Schritte plant die Marke gemeinsam mit aconso die automatisierte Dokumentenerzeugung und eine E-Signatur sowie eine weitergehende Automatisierung der Workday-Anbindung.